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万基控股办公自动化系统上线了
万基控股办公自动化系统上线了
2015年11月02日
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万基控股办公自动化系统经过设备技术信息部门和合作单位近两个多月的努力，终于上线了。1、使用办公自动化的好处1）办公自动化上线后，各种报告、报表、合同、材料计划、文档资料不再使用纸质打印、不再安排人员到处找有关人员签字。全部实现个人电脑上输入后，经网络送达，签字确认人员在电脑前确认即可。就算是出差在外的人员，无须回公司，只要身边有网络、有电脑、有手机即可办公，极大地提高了办公效率。2）办公自动化实施后，密切了各项业务办理人员的业务关系，以前是模糊的业务流程、不清楚该项业务是谁，在办公自动化系统里都是明确的清晰地。3）以前业务办理，流程走到了哪一步，结果怎样，信息反馈较慢。办公自动化实施后这些信息在流程发起人的电脑上随时可以查看，及时掌握业务办理情况。并且可以对很久以前办理的每一项业务都能查询，了解当时该项业务在办理时的各种信息，各级审批人员的意见等。2、使用办公自动化应注意的事项1）每个需要使用办公自动化的人员都有一个用户名，使用的时候使用自己的用户名和密码登录办公系统，设备技术信息负责将用户名和密码分批次发放到各位使用人员手中，由于用户名和密码关系到你在公司的各种业务活动中的权利和义务，因此，各位务必将密码保管好，就像保管你的银行卡密码一样。不要将密码泄露给别人，第一次登录后立即修改密码，使用办公自动化系统办公结束后应及时退出系统，最好隔一段时间修改一下密码，发现密码泄露立即登录系统修改密码。2）每天打开电脑进入办公自动化系统后，需要你办理的各种业务会自动推送到你面前，各位在办理业务前先要审核一下该项业务流程是否合适、是否符合公司的各项规章制度，不要盲目的按确定按钮，要知道，按了确定按钮就签署了你的意见，你就要对你的意见负责。3）办公自动化系统运行后，大大减少了跟中办公耗材的使用，比如打印纸、墨盒、碳粉等，除非是对外业务、需要打印成纸质的才能办理的业务，因此各级管理人员要逐步减少办公耗材的审批量。4）恳请各位领导逐步减少纸质版的审批，要求下属人员电子化报送各种报告、材料。3、办公自动化推行计划1）逐级批次发放用户名和密码，第一次登陆后修改密码、检查自己的办公信息有无错误，如有错误报设备技术信息部改正。2）先对各单位OA管理员进行培训，由管理员负责对各单位人员进行培训。3）计划在2015年11月至2015年12月之间进行办公自动化试运行，完善各种功能，传统的办公方法和办公自动化办公方法同时并存，为两种办公方法的过渡期。4）2016年元月开始全面实现办公自动化，届时将对各单位办公自动化推行工作进行考核。
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